Training Staf YLSA: Managing Your Workday

Beberapa waktu yang lalu, seluruh staf YLSA kembali mengikuti seri pelatihan yang dibawakan oleh Ibu Yulia, ketua YLSA. Kali ini, pelatihan yang kami terima mengambil topik tentang manajemen, tepatnya manajemen kerja. Berikut ini adalah catatan saya mengenai isi dari pelatihan tersebut, mungkin agak sedikit berbeda dari milik teman-teman yang lain karena saya kurang dapat mencatat dengan cepat, tetapi (semoga) tetap mewakili inti pelatihan yang kami terima. 🙂

“Managing Your Workday”

Tidak semua orang dapat mengatur dirinya sendiri, bahkan ada banyak orang yang hidup dengan filosofi “mengalir”; hidup tanpa membuat rencana apalagi memikirkan masa depan. Cara hidup seperti itu tentu tidak sesuai dengan Firman Tuhan karena kurang bertanggung jawab. Sebagai orang Kristen, kita seharusnya hidup dalam rencana Tuhan. Artinya, kita harus membuat rencana yang sesuai dengan kehendak Tuhan.

Berikut ini adalah beberapa tip atau nasihat yang berguna untuk mengatur kehidupan kita sehari-hari, terutama dalam dunia pekerjaan.

IN THE MORNING.…

1. Manage yourself:
Mulailah hari dengan tersenyum, bersyukurlah kepada Tuhan dengan suatu kesadaran bahwa Dia memberi hari yang baru untuk Anda jalani.

2. Manage your workload:
Buatlah rencana kerja untuk hari itu. Rencana ini bukan dibuat secara mendadak, tetapi berdasarkan rencana bulanan, kuartalan dan tahunan yang biasanya telah dibuat secara periodik sebagai hasil rapat kerja kantor.

3. Make time for commitment and prayer:
Sediakan waktu untuk membuat komitmen terhadap pekerjaan hari ini dan mendoakannya. Berkomitmen berarti menyadari bahwa pekerjaan itu mungkin berat dan melelahkan, tetapi kita bertekad untuk melakukannya demi Tuhan. Selain itu, berdoa berarti menyerahkan diri kepada Tuhan. Baca dan renungkan ayat-ayat firman Tuhan yang menguatkan iman dan memberi motivasi untuk bekerja demi Tuhan. Boleh juga kata-kata bijak yang prinsipnya tidak bertentangan dengan Alkitab.

4. Don’t work sporradically:
Bekerjalah sesuai dengan prioritas dan model kerja yang sesuai dengan kepribadian Anda. Atur pekerjaan Anda dengan skala prioritas yang membangun semangat Anda hingga akhir hari kerja.

5. Your co-worker is you ally:
Berkoordinasilah dengan rekan-rekan sekerja Anda. Atasan, rekan, dan bawahan Anda ada untuk bekerja sama sehingga mencapai hasil yang diinginkan. Berkomunikasilah dengan orang-orang yang penting bagi pekerjaan Anda itu.

6. Be responsible to your bosses:
Selain Tuhan, tentu saja, direktur, koordinator, kepala divisi, bahkan diri Anda sendiri adalah bos Anda. Dan, salah satu cara untuk mempertanggungjawabkan pekerjaan Anda kepada mereka adalah dengan mencatat proses kerja Anda dan melaporkannya. Hal ini penting karena bos-bos Anda ingin mengetahui status perkembangan pekerjaan Anda. Selain itu, laporan yang Anda buat juga hendaknya berisi tentang kesulitan atau kendala yang dihadapi sehingga dapat menjadi bahan evaluasi.

7. You’re not a robot:
Jadilah kreatif dalam mengerjakan rutinitas Anda. Jika mulai merasa bosan, lakukan pekerjaan Anda dengan cara yang lain, bersama rekan yang berbeda, dan berusahalah mengubah cara pandang Anda terhadap pekerjaan itu. Selain membuat kita bersemangat, keluar dari rutinitas akan membuat kita lebih kreatif dalam bekerja. Intinya, “break your routine, but finish the job”!

8. Fight your doubt:
Rasa cemas sering muncul ketika kita merasa bahwa tugas yang diberikan kepada kita terlalu besar, tidak sanggup dikerjakan, atau takut gagal. Akan tetapi, biasanya, kecemasan-kecemasan dalam pekerjaan itu sebenarnya tidak pernah terwujud. Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa rasa cemas terhadap suatu tugas yang dipercayakan kepada kita hanyalah sugesti negatif yang berasal dari pikiran sendiri atau dari intimidasi pihak lain. Solusinya, tantang diri Anda dan selesaikan pekerjaan itu dengan cepat. Dengan demikian, rasa cemas itu tidak sempat muncul, sebaliknya Anda dapat meningkatkan rasa percaya diri Anda.

9. Train your concentration:
Ketika mendapat tugas, berikan konsentrasi Anda yang terbaik kepada pekerjaan itu (semangat terbaik, performa terbaik, dan cara terbaik) supaya Anda tidak perlu membuang waktu untuk memperbaikinya di kemudian hari. Itulah sebabnya, lebih baik Anda membuat strategi kerja terlebih dahulu sebelum mengerjakan tugas-tugas Anda. ‘Think ahead’, buatlah ‘checkpoint’ yang jelas dan cukup konkret untuk dapat dievaluasi kemajuannya.

IN THE MIDDLE OF THE DAY,… AND AFTER.

10. Perseverance is everything:
Menjelang siang hari, seringkali tenaga kita mulai melemah, entah karena mengantuk atau karena kelelahan sehingga kita mulai kehilangan fokus. Pada saat inilah, kita harus belajar mempraktikkan ketekunan dan komitmen kita dalam mengerjakan tugas tersebut. ‘Cup o’ coffee, anyone?‘

11. What belongs to the office, stay in the office:
Jangan membawa pekerjaan Anda ke rumah jika tidak terlalu penting. Kita harus ingat bahwa kita juga memiliki tugas dan tanggung jawab di rumah. Jika kita membawa pekerjaan ke rumah, kita hanya akan membuat tugas-tugas kantor menjadi beban tambahan. Solusinya, kerjakan sebisa mungkin di kantor, jika perlu, lembur sebentar dan berhenti di ‘checkpoint’ yang jelas (lihat poin nomor 9).

12. Give yourself a reward for your daywork:
Berilah hadiah kepada diri Anda setelah bekerja seharian. Ini bukan berarti membalasnya dengan tidur panjang atau makan sebanyak-banyaknya, tetapi berilah diri Anda suatu rekreasi yang dapat mendukung perjuangan Anda esok hari, seperti membaca buku, melakukan hobi, atau berinteraksi dengan orang lain.

Selain dua belas tip kerja di atas, Ibu Yulia juga memberikan beberapa hal yang saya rasa juga perlu diperhatikan untuk meningkatkan performa dalam bekerja:

1. Lima belas menit pertama di setiap hari kerja Anda adalah menit-menit yang krusial. Menit-menit itu akan mendukung Anda jika dimanfaatkan dengan baik, atau akan mengacaukan hari Anda jika digunakan untuk hal-hal yang tidak penting. Untuk memaksimalkan hari Anda, lakukanlah hal-hal berikut ini pada 15 menit pertama bekerja:

a. Bekerjalah dengan sigap dan jaga langkah cepat ketika memulai pekerjaan, karena jika Anda melakukannya dengan sengaja, maka langkah cepat Anda itu akan menular sepanjang hari.
b. Jangan membuka e-mail, mengirim SMS, atau melakukan panggilan telepon yang tidak penting (maksudnya tidak berkaitan dengan pekerjaan). Harus ingat bahwa komunikasi yang tidak penting akan menghambat waktu kerja Anda. Sebaiknya lakukan hal itu sebelum atau setelah jam kerja, kecuali ada hal yang benar-benar darurat.
c. Buatlah blok waktu untuk fokus pada suatu pekerjaan selama 1-2 jam, jangan memikirkan pekerjaan lain atau membuka diri untuk diganggu.
d. Persiapkan strategi kerja sebelum mengerjakan pekerjaan tersebut. Buat ‘to do list’ yang jelas sehari sebelumnya.
e. ‘Finish what you’ve started!’
f. Biasakan untuk menempatkan ‘to-do list’ di tempat yang mudah diakses dan terlihat (misalnya , menempelkan ‘sticky note’ di bagian atas layar komputer) supaya Anda dapat mengatur prioritas pekerjaan serta mengontrol langkah-langkah kerja Anda.

2. Di akhir hari, ambillah waktu untuk merenungkan pertanyaan ini: Apakah sembilan jam kerja yang Anda habiskan setiap hari memberikan hasil yang memuaskan? Kepuasan tidak selalu berkaitan dengan uang, tetapi juga dengan hal-hal batiniah seperti apakah hasil pekerjaan hari ini sesuai dengan standar pribadi Anda, atau apakah hasil kerja Anda itu bermakna bagi orang lain? Dari pertanyaan ini, Anda juga belajar untuk melihat sisi lain dari pekerjaan Anda, yaitu suatu pelayanan kepada Allah akan memberikan sesuatu yang berguna bagi sesama Anda.

Demikianlah catatan saya mengenai pelatihan manajemen kerja untuk staf SABDA ini. Semoga dapat bermanfaat untuk pekerjaan Anda, khususnya ketika kita harus mempertanggungjawabkan hari-hari kita di hadapan Allah. Untuk teman-teman SABDA yang mengikuti pelatihan ini, silakan memberi tambahan jika ada yang saya lewatkan. Akhirnya, Soli Deo Gloria!

Tentang Yudo

Yosua Setyo Yudo telah menulis 17 artikel di blog ini..

• View all posts by Yudo →
• Blog