Situs Lokal YLSA, Zion, Bangkit!

Zion, server lokal YLSA yang meninggal kira-kira setahun yang lalu, telah berhasil dibangkitkan kembali — paling tidak separuh dari data-datanya berhasil diselamatkan. Dengan kembalinya sebagian data-data tersebut, maka saya berinisiatif untuk segera membangkitkan kembali situs lokal Zion. Situs Zion adalah situs lokal YLSA yang memegang peranan penting sebagai pusat informasi kantor. Kembalinya situs Zion menjadi kado istimewa tahun baru 2011 bagi YLSA. Semua staf menyambut dengan gembira dan saya pun merayakannya dengan… menulis blog ini 🙂

Situs Zion memiliki sejarah panjang di kantor YLSA. Dimulai pada hari Kamis tanggal 4 Januari 2007. Pagi itu, jam 09.00 WIB di ruang tengah perpustakaan, sedang ada rapat yang dipimpin oleh Ibu Yulia. Rapat kali ini sedikit berbeda dari biasanya, karena dihadiri oleh masing-masing perwakilan divisi-divisi yang ada di YLSA. Dari Div. Web — Sadrah, Eviriyanti, Ari, Yuppi, Daniel; Div. Pub — Evi Dana, Raka, Puji; dan dari Div. Admin — Elly. Rapat ini memiliki satu agenda, sebagaimana tertulis pada notulennya Kristina: “Membahas bagaimana memaksimalkan Zion untuk memperlancar tugas-tugas di kantor.”

Rapat dibuka oleh Ibu Yulia dengan menjelaskan bahwa YLSA perlu menerapkan cara kerja baru, terlebih untuk menyesuaikan diri dengan perkembangan teknologi yang ada. Zion diibaratkan sebagai “jalan raya”. Staf tidak saja bisa menulis blog di Zion, tapi juga bisa mengakses semua arsip laporan rapat yang pernah dilakukan di YLSA. Laporan tidak perlu lagi dicetak — hal ini sejalan dengan mimpi YLSA untuk menjadi paperless office. Semua laporan dan catatan kantor cukup diposting di Zion. Dengan demikian, terciptalah pola kerja yang efisien, komunikatif, dan interaktif.

Tim Web kemudian menyampaikan pembahasan action list dan Daniel, yang sebelumnya telah menginstal mesin MediaWiki di Zion, memimpin sesi pengumpulan ide (brainstorming) tentang manfaat apa saja yang bisa dipetik dari Zion Wiki ini. Dari notulen yang saya baca, rapat pagi itu menghasilkan 15 poin manfaat, beberapa di antaranya adalah: dokumentasi tugas, job description, peraturan kantor, catatan training/renungan, serta daftar proyek YLSA. Hingga 2011 ini saya lihat sudah ada hampir 500 dokumen yang terarsip dengan rapi dan terbagi menjadi beberapa kategori: Laporan, Panduan, Pelatihan, Raker, Rapat, dan Retreat. Rapat tersebut selesai dengan ditutup doa oleh Puji.

Langkah selanjutnya adalah melatih seluruh staf YLSA menggunakan Zion. Dari arsip yang saya baca, latihan tersebut dilakukan di ruangan kantor pada hari Rabu tanggal 10 Januari 2007 pukul 13.00 WIB. Pelatihan menggunakan Zion Wiki (dibangun dengan mesin MediaWiki) dipimpin oleh Daniel, sedangkan Sadrah memimpin pelatihan menulis blog di Neo Zion (yang dibangun dengan CMS Drupal). Pelatihan ini mengawali peresmian pemakaian Zion (minus gunting pita). Zion memulai lembaran baru di YLSA dengan memperlancar komunikasi antar staf, para koordinator, dan pimpinan.

Demikian sekilas sejarah Zion. Walaupun saya tidak hadir pada kedua rapat tersebut, tetapi karena pengarsipan yang baik yang diterapkan YLSA dengan memakai situs Zion, maka saya dapat mereka ulang kejadian tersebut berdasarkan catatan/notulen yang ada (dengan ditambah sedikit imajinasi). Selamat datang kembali, Zion!

Tentang Kusumanegara

Kusuma Negara telah menulis 14 artikel di blog ini..

• View all posts by Kusumanegara →
• Blog