Belajar Korespondensi Bersama YLSA
Hai Sahabat SABDA … Puji Tuhan, saya berkesempatan menulis blog tentang korespondensi. Menurut saya, korespondensi adalah salah satu bagian penting dalam suatu lembaga sebagai upaya untuk menjalin relasi dengan pengguna, mitra, ataupun pengguna. Yayasan Lembaga SABDA (YLSA) sudah sejak lama melakukan korespondensi kepada para pengguna, sahabat, dan mitra. Dengan adanya korespondensi, YLSA dapat berinteraksi/berkomunikasi dengan mereka meski tidak bertatap muka.
Walaupun bukan pertama kalinya saya berkecimpung dalam bidang ini, tetapi ketika berada di SABDA, saya menemukan pengalaman dan pelajaran baru dalam berkorespondensi. Saya sudah lama dan jarang melakukan korespondensi (formal), dan kini saya melihat perkembangan teknologi ternyata begitu memengaruhi sarana/platform yang digunakan. Tentunya, kita sudah tidak asing dengan email. Dahulu, kebanyakan orang menggunakan Yahoo Mail untuk berkirim surat, mengirim file-file tugas kuliah, bahkan untuk melakukan beberapa pekerjaan tertulis. Seiring perkembangan zaman, muncullah Gmail dan banyak orang telah menggunakannya.
Awal saya menggunakannya, Gmail masih dalam fitur standar untuk berkirim surat. Namun, lama-kelamaan Gmail terus berkembang dengan menambah fitur-fitur, seperti tab untuk mengategorikan email, fitur penyimpanan online, kalender, bahkan saat ini ada fitur yang memungkinkan untuk melakukan meeting online. Dengan perkembangan fitur-fitur ini, SABDA memanfaatkan Gmail dalam berbagai hal, salah satunya untuk melakukan korespondensi.
Merupakan hal baru bagi saya dalam membalas pertanyaan atau usulan dari pengguna menggunakan sistem Laban (Lahan Bantuan) yang terhubung ke Gmail SABDA. Awalnya, ketika saya di-training tentang korespondensi dengan menggunakan Laban, saya sempat kesulitan. Namun, ternyata cukup menarik juga untuk dipelajari. Sistem Laban dapat menghubungkan balasan pengguna dari aplikasi Android dan iOS, baik untuk produk Alkitab atau produk lainnya, dan juga menghubungkan dari Play Store ke Gmail SABDA. Ketika pengguna mengirim pertanyaan atau usulan, dalam sistem Laban akan memunculkan nomor urut respons pengguna. Saat mengirim balasan, akan muncul juga nomor urut email balasan yang harus dicatat di laporan supaya setiap pertanyaan dan balasan dapat di-tracking dan terkelola dengan baik.
Saya bersyukur dapat belajar hal-hal baru dari senior-senior saya, terutama Ibu Evie, Ody, dan Pingkan, yang tidak bosan saya ganggu. Mereka juga membantu saya dalam mengoreksi bahasa yang saya gunakan untuk membalas respons pengguna. Karena dalam korespondensi, SABDA memiliki standar dan ketentuan dalam membalas surat atau merespons pengguna. Selain itu, SABDA memiliki PimPro (pemimpin proyek) untuk mendistribusikan respons pengguna ke divisi yang bersangkutan supaya mendapatkan tanggapan/jawaban yang tepat. Misal, jika ada pertanyaan atau usulan tentang hal teknis, email akan didistribusikan ke divisi ITS. Jika berkaitan dengan kelas, akan didistribusikan ke divisi Live. Terkait dengan bahan-bahan, akan didistribusikan ke divisi Resources. Setelah mendapatkan jawaban, maka tim Humas akan mengirimkan jawaban tersebut kepada pengguna.
Bersyukur ada divisi Digital Platform yang juga sangat membantu tim Humas dalam mendistribusi email dari pengguna. Selain itu, ada tim ITS yang ikut terlibat mempersiapkan link kontak kami di setiap situs. Ke depan, kami berharap korespondensi dengan pengguna dan mitra SABDA dapat berkembang lebih baik lagi. SABDA akan terus berusaha meningkatkan mutu pelayanan berdasarkan saran atau masukan dari pengguna melalui email ylsa@sabda.org, melalui form yang tersedia di situs-situs YLSA, atau melalui kotak saran yang disediakan di Play Store – Android, atau App Store – iOS.
Sekian pengalaman saya dalam melakukan korespondensi di SABDA. Mohon dukungan doa dari Sahabat SABDA supaya kami, staf SABDA, dimampukan untuk mengelola setiap surat atau respons pengguna dengan baik. Kiranya apa yang sudah Tuhan percayakan kepada kami dapat dilakukan dengan bijaksana dan penuh sukacita. Tuhan menyertai kita.
Cetak tulisan ini
BaDeNo
Aplikasi Android Kristen
Renungan harian 'My Utmost For His Highest' adalah karya besar yang ditulis oleh Oswald Chamber. Terbit pertama kali tahun 1935 dan sangat disukai oleh banyak orang Kristen dari seluruh dunia dan masuk menjadi sepuluh besar buku Kristen yang terlaris.
Dapatkan di PlayStore
Cari di Alkitab SABDA
Kata Kunci
Leave a comment